考勤组管理
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企业有不同性质、不同类别的员工、职位、部门,考勤制度或有不同,这时,我们可以透过考勤组将其分类,进行统一管理。
管理员在系统设定完工作地点、打卡方式、考勤规则、班次之后,便能建立考勤组,完成后可将员工加入考勤组,参与考勤打卡管理。
考勤组类型分为四种:固定制、排班制、自由工种、不打卡。 1. 固定制:适合固定上班时间的员工,如星期一至五上班时间均为九时至六时,如办公室。 2. 排班制:适合需要轮班的员工,其每天工作时间都不固定,如餐饮、零售等服务性行业。 3. 自由工作时间:适合自由工作者,没有特定班次,只需记录其每次的打卡时间,如兼职工种。 4. 不打卡:适合那些无需打卡的员工。
请注意: 只有点选排班制的员工才会显示到员工排班表上。
操作步骤: [考勤管理]>[考勤设置]>[考勤群组管理]>[创建考勤组]
在建立考勤组页面,填写考勤组名称,考勤组类型选择 「固定制」。
选择关联加班规则和补卡规则 (在考勤规则中设置)
选择适用员工,即选择符合这个考勤组的员工参与。当员工新增进这个考勤组时,便会套用此考勤组的设定。如选择参与员工为 「部门」,则任何新加入所选部门的新员工,将自动属于此考勤组,其考勤模式及考勤规则将按此考勤组的设定。选择完后按 「下一步」 。
APP考勤打卡允许管理员选择不同的打卡方式。而当中所指的地址和 Wi-Fi 已经在上面的篇章中设定,因此只需要选择打卡方式。设定App考勤打卡,如使用地点打卡,对应选择打点位址,如使用Wi-Fi 打卡,对应选择打卡Wi-Fi。
如较早前已添加工作地址,可以点选 「选择打卡地址」,或直接新增打卡地点。
允许外勤打卡,即员工可在APP上进行外勤打卡,即时记录打卡地址、拍照上传,方便公司知道员工的即时位置。
防作弊打卡,启用后可以在APP-考勤打卡-团队统计查看防作弊打卡记录,以防使用作弊软件打卡或代他人打卡等。
人面识别打卡和打卡二维码 ,可参考打卡方式,系统允许选择的员工生成二维码给考勤组员工打卡 开启自动打卡,包含上班打卡与下班打卡,当开启APP就会触发自动打卡。
由于员工入职/离职时可能未能使用APP打卡,当勾选了员工离入职自动补卡,系统会"假设" 新入职员工首日准时到达及离职员工最后一天准时离开,而自动替入职员工及离职员工补上正常打卡时间。 另外,部分公司只要求员工在上班时打卡,而下班时是无需打卡的。因此,管理员可因应公司需要勾选自动补上员工每日最后一次下班卡,系统会按照管理员设定的下班时间,自动替有在当日打上班卡的员工补打下班卡,以令员工出勤纪录完整。
公司亦可选择员工是否需要外出时打卡和在休息日打卡。以方便经常在休息日需要上班的员工,记录出勤记录。
接着点击 「下一步」。
设定工作日,透过 「更新班次」 设定员工的工作时间
点击 「批量修改」,可以统一设定周一到周日的班次,选择班次后,点击 「确定」。
如果需要将假日自动编为休息,则在选择国家/地区后,点选 「法定假日」。
特殊日设置,针对特别上班情况,管理员在指定的日子增加特殊班次。如大小周,需要明确哪些天是休息或上班;当遇假日有调休或调班情况时也需要进行特殊日设定;原定工作日转为休息也可以在此完成进行设定。 在特殊日栏,点选 「新增日期」,选择工作日日期、更新班次,填写备注,点击 「提交」。
完成出勤时间设定后,点击 「保存」
考勤组创建成功后,可以在考勤组管理页面查看,可以透过右手边 「编辑」 进入考勤组设置,将新员工加入该考勤组。
考勤组创建的操作大同小异,排班制比固定在步骤上少了出勤时间设置,但在基础设置中多了出勤班次、管理员设置、查看排班表。
填写考勤组名称
考勤组类型选择 「排班制」,设定APP考勤打卡等基础设置
选择关联加班规则和补卡规则 (在考勤规则中设置) 设定排班管理员,该管理员可以管理这个考勤群组,并拥有用于考勤群组员工排班的权限。
选择适用员工,即选择符合这个考勤组的员工参与。当员工新增进这个考勤组时,便会套用此考勤组的设定。如选择参与员工为 「部门」,则任何新加入所选部门的新员工,将自动属于此考勤组,其考勤模式及考勤规则将按此考勤组的设定。选择完后按 「下一步」 。
APP考勤打卡允许管理员选择不同的打卡方式。而当中所指的地址和 Wi-Fi 已经在上面的篇章中设定,因此只需要选择打卡方式。设定App考勤打卡,如使用地点打卡,对应选择打点位址,如使用Wi-Fi 打卡,对应选择打卡Wi-Fi。
如较早前已添加工作地址,可以点选 「选择打卡地址」,或直接新增打卡地点。
允许外勤打卡,即员工可在APP上进行外勤打卡,即时记录打卡地址、拍照上传,方便公司知道员工的即时位置。
防作弊打卡,启用后可以在APP-考勤打卡-团队统计查看防作弊打卡记录,以防使用作弊软件打卡或代他人打卡等。
人面识别打卡和打卡二维码 ,可参考打卡方式,系统允许选择的员工生成二维码给考勤组员工打卡
开启自动打卡,包含上班打卡与下班打卡,当开启APP就会触发自动打卡。
由于员工入职/离职时可能未能使用APP打卡,当勾选了员工离入职自动补卡,系统会"假设" 新入职员工首日准时到达及离职员工最后一天准时离开,而自动替入职员工及离职员工补上正常打卡时间。 另外,部分公司只要求员工在上班时打卡,而下班时是无需打卡的。因此,管理员可因应公司需要勾选自动补上员工每日最后一次下班卡,系统会按照管理员设定的下班时间,自动替有在当日打上班卡的员工补打下班卡,以令员工出勤纪录完整。
公司亦可选择员工是否需要外出时打卡和在休息日打卡。以方便经常在休息日需要上班的员工,记录出勤记录。接着点击 「下一步」。
设定出勤班次,选择班次,同时为了减少管理员的工作量,可以勾选未排班时员工选择班次打卡,事后管理员若为员工补排班次,则员工的打卡资料可与补排班的上下班时间进行连动,辨识考勤。
如点选 「员工自选班次」,则允许员工没有安排任何班次的日子,在打卡时,自行选择班次,以方便处理临时加更情况。
点选 「查看更表」,可让员工在APP上查看同一考勤组员工的排班表。
设定节假日自动编为休息后,点选 [保存]。
考勤组创建成功后,可以在考勤组管理页面查看,可以透过右手边 「编辑」 进入考勤组设置,将新员工加入该考勤组。
基础设定与其他类型的考勤组相似,这里主要说明不同的地方。
填写考勤组名称
考勤组类型选择 「自由工时」
选择关联补卡规则 (在考勤规则中设置) - 自由工时因在前面设定了考勤标准时长,员工因此无需加班,设定里没有关联加班规则,但可以关联补卡规则。
选择适用员工,即选择符合这个考勤组的员工参与。当员工新增进这个考勤组时,便会套用此考勤组的设定。如选择参与员工为 「部门」,则任何新加入所选部门的新员工,将自动属于此考勤组,其考勤模式及考勤规则将按此考勤组的设定。选择完后按 「下一步」 。
APP考勤打卡允许管理员选择不同的打卡方式。而当中所指的地址和 Wi-Fi 已经在上面的篇章中设定,因此只需要选择打卡方式。设定App考勤打卡,如使用地点打卡,对应选择打点位址,如使用Wi-Fi 打卡,对应选择打卡Wi-Fi。
如较早前已添加工作地址,可以点选 「选择打卡地址」,或直接新增打卡地点。
允许外勤打卡,即员工可在APP上进行外勤打卡,即时记录打卡地址、拍照上传,方便公司知道员工的即时位置。
防作弊打卡,启用后可以在APP-考勤打卡-团队统计查看防作弊打卡记录,以防使用作弊软件打卡或代他人打卡等。
人面识别打卡,可参考打卡方式。
设定考勤标准时长
设定考勤开始时间,即每天几点开始新一天的考勤。 例如,设定为08:00点开始考勤,则08:00上班打卡就开始计算8小时的考勤时长;如果是09:00打卡,则09:00开始8小时的工作时长。
设定工作日,如需明确哪些天休息或上班,可做 "特殊日" 设定。 例如: 设定周六日为上班时间,但1月30日为周日,而公司又规定休息不上班,则作为特殊日新增日期,将工作日更新班次为休息即可。
考勤组创建成功后,可以在考勤组管理页面查看,可以透过右手边 「编辑」 进入考勤组设置,将新员工加入该考勤组。
填写考勤组名称,考勤组类型选择 「不打卡」。
不打卡,因此无需关联打卡规则,关联加班规则即可。
选择员工,点选 「下一步」。
设定班次、法定假日、特殊日,点选 「保存」。
考勤组创建成功后,可以在考勤组管理页面查看,可以透过右手边 「编辑」 进入考勤组设置,将新员工加入该考勤组。